Виды писем – образцы, примеры и правила написания

Письма

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
  • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  • По форме. Могут быть электронными и обычными.
  • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

  • Цвет бумаги: белый.
  • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  • Дата оформления письма – это дата его подписания.
  • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  • Адресат – это организация, подразделение или человек.
  • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Письмо на русском языке

На уроках русского языка часто дают задание «написать письмо».

Это может быть письмо другу, учителю, директору школы или родственникам.

Навык писать письма в последствии пригодится и на уроке английского языка.

Итак, начнем с того, что такое письмо…

Письмо – это написанный или напечатанный текст, вымышлено или реально посылаемый адресату для сообщения какой-либо информации.

Чтобы выполнить задание и написать письмо, нужно четко следовать плану:

  • Приветствие.
  • Основная мысль письма.
  • Прощание.

Перед написанием письма необходимо четко выбрать тему сообщения адресату.

Любое письмо должно содержать диалог, вопросы, на которые собеседник должен будет ответить в обратном письме.

Образцы писем на русском языке

Письмо учителю

Дорогая, Марья Ивановна!

Мы очень рады, что вы наш учитель. Вы нас научили читать, писать, работать группой. С вами мы познаём мир, узнаём много нового. Вы очень добрая и умная. Мы очень любим учиться с вами. Ведь каждый учитель вкладывает все свои силы и знания в учеников. Хотелось бы пожелать вам здоровья и терпения на вашем жизненном пути. Обещаю, что буду стараться ещё лучше учиться, ведь вы тоже радуетесь нашим успехам!

Читайте также:
Виды документов в делопроизводстве по назначению

До свидания, Марья Ивановна.

Здравствуйте, уважаемая Марья Ивановна!

Я вас очень люблю! Желаю вам счастья, здоровья и хороших учеников. Чтобы у вас всё получалось, и вы достигали любых целей!

До свидания, Марья Ивановна.

Здравствуйте, Марья Ивановна!

Как у вас дела? Что делаете? Спасибо вам, что вы нас учите. Мне очень нравится ходить в школу! В школу хожу всегда с улыбкой на лице! Мне очень нравится, как вы ведёте уроки, они очень интересные!

До свидания, дорогая Марья Ивановна!

Письмо бабушке

Здравствуй, моя любимая бабушка!

У меня всё хорошо. Через неделю у нас в школе начнутся осенние каникулы. Я очень их жду. У меня появится больше времени на общение с друзьями. И я смогу приехать к тебе в гости на несколько дней. Я очень по тебе скучаю.

Как у тебя дела? Что нового? Жду с нетерпением твоего ответного письма.

Как дела? Куда ездила летом?

Например, мне дед летом сделал качели и турник. Мы с ним ездили на озеро купаться. А ещё я, папа и дед ездили в поход, на гору. Мне очень понравилось, потому что мы ночевали в палатке и, когда мы отдыхали, к нам подбежала лиса. Когда мы поднимались я лез по снегу. Снег летом лежал на горе.

Жду от тебя ответа. Пока, пока, бабушка.

Письмо кошке

Я очень по тебе соскучился. Скоро у меня начнутся осенние каникулы. Мы снова увидимся. Мне нравится гладить тебя. Твоя шерсть мягкая и пушистая, а расцветка серая в полосочку. Мы будем с тобой играть.

Осталось несколько дней до окончания четверти. Жди меня!

Письмо другу с другой планеты

Добрый день, дорогой друг из соседней галактики!

Пишет тебе друг с планеты Земля, из галактики Млечный путь. Мне десять лет, и я учусь в третьем классе. Я люблю читать и рисовать. На нашу планету обрушилась эпидемия короновируса, и мы все должны ходить в масках.

Расскажи, пожалуйста, как ты живёшь на совей планете и чем любишь заниматься.

До свидания, друг, буду ждать от тебя ответа.

Письмо другу

Очень хотелось узнать, как у тебя дела дома, в школе, чем занимаешься? Вспоминаешь ли ты наши летние дела, стройку, как играли, проводили время на реке? А я очень скучаю по ребятам. Мне всегда было интересно играть с ними и с тобой. Все воспоминания весёлые и радостные, поэтому хочется в деревню и лето.

А сейчас этого нет. Ребят почти не выпускают на улицу. У нас разные смены в школе. Много задают уроков, а в школе совсем не интересно. Иногда папа водит меня в skete-park. Там я катаюсь, стараюсь сделать какие-нибудь трюки, но не всё получается сделать. И ещё там злые парни, которые задираются и обзываются. Если бы были рядом вы, мы бы им тогда показали, кто тут главный. Вот и всё. Пиши. Буду рад получить от тебя письмо. До свидания. Жду от тебя ответа. Твой друг Пашка.

Как твои дела? У меня все хорошо. И вот такие у меня новости.

В школе у нас теперь новые парты. Вчера у нас была инсценировка по сказке «О царе Салтане», и я была там третьей девицей, которая потом стала царицей.

На выходных я ездила к своей сестре. С ней мы пошли в торговый центр «Планета». Мы с сестрой играли на игровых автоматах и пили газировку. После этого мы поехали домой. Дома я играла с собакой Сэмом и с двумя котами, вот и все новости.

Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

  • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
  • Обязательно наличие полей: слева – 3 см, справа –1,5 см;
  • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
  • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
  • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.
Читайте также:
Отступы в ворде по ГОСТу - параметры страницы в Word

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

  • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
  • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
  • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

  • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
  • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
  • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) – это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация – это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме – это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание – это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Читайте также:
Должностная инструкция - пример, как правильно составить

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение – это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба – это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу – организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование – это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Виды писем ? — образцы, примеры и правила написания

Письмо — это наиболее распространенный способ передачи информации, который активно используется как частными лицами, так и организациями различного типа.

С появлением письменности люди начали отправлять друг другу сообщения. Со временем сформировались определенные формы и нормы написания этих сообщений, которые получили название “письмо”.

Формат и виды писем

Если раньше письма существовали только в традиционном понимании этого слова — созданные на бумаге, то в последние десятилетия они все чаще стали отправляться в электронной форме. Несмотря на изменение формы передачи, суть писем осталась неизменной. На сегодняшний день существует огромное разнообразие видов писем в зависимости от целей, формы, мотивов и других критериев оценки.

Все письма можно разделить на личные и официальные (деловые). Если к личной переписке нет никаких установленных норм и они создаются в свободной форме, то официальные — строго регламентируются рядом правил.

Рис. 1. Виды писем

Виды деловых писем

Деловые письма активно используются каждой организацией для передачи информации и решения различных вопросов. Для написания обычно используют бумагу формата А4. В послании обязательно ставиться дата — это день, когда письмо было подписано.

Текст стандартно выстраивается по схеме: введение, доказательства, заключение.

Важно! Письмо — это обобщенный термин для документов разного содержания, которые используются для общения учреждений в процессе их деятельности.

В этой категории существует множество классификаций писем по разным факторам.

По территориальному признаку переписку делят на международную и проводимую в пределах одного государства. Также различают переписку между юридическими и физическими лицами.

Также существует разделение:

  • По способу доставки :
    • по почте
    • по факсу
    • в электронном виде
  • По количеству получателей :
    • одному
    • нескольким
  • По области применения :
    • от руководства организации
    • коммерческая
    • судебная
    • личная
  • По способу составления :
    • регламентированные (по установленной форме)
    • нерегламентированная
  • По проблематике :
    • финансовые
    • юридические
    • касательно материально-технической базы
  • По цели :
    • для разъяснения рабочих моментов
    • этикетного характера

    Еще письма делят на инициативные (отправленные по инициативе организации с определенной целью) и ответные.

    Рис. 2. Виды деловых писем

    Виды информационных писем

    Существует множество видов информационных писем. Они создаются для того, чтобы проинформировать получателя.

    К этой категории относятся:

  • Информационное письмо — обычно несет информацию официального характера, разъясняя суть законодательных или нормативных актов.
  • Сообщение — с его помощью получателю рассказывают об информации, которая актуальна и вызовет интерес у получателя. Оно может быть инициативным или присланным в ответ.
  • Сопроводительное — дополняет или поясняет направленные документы.
  • Напоминание — сообщает о том, что получатель должен выполнить определенные обязательства.
  • Извещение — сообщает о мероприятиях, которые скоро будут проведены. Обычно направляется множеству участников, чтобы пригласить их. В нем говорится не только о времени и дате проведения, но и рассказывается о целях, теме, условиях. Этот тип делится на 2 подвида:
    • Уведомление — передает информацию официального характера. Часто публикуется в СМИ.
    • Реклама — направлена на то, чтобы оказать положительное влияние на потенциальных участников или покупателей.

    Рис. 3. Структура делового письма

    Просьба и предложение

    Письмо-просьба или предложение создаются, чтобы оказать стимулирующее действие, побудив человека совершить конкретное действие. В этой категории выделяют несколько видов:

    • Просьба. Его цель — побудить к действию или дать важные данные для автора. Требует ответного письма.
    • Запрос . Требует получить официальные данные, подтверждающие документы. Требует письма в ответ.
    • Предложение . Вносит предложение возможному клиенту, партнеру или сотруднику. Оно бывает инициативным или посланным в ответ.
    • Заявка . С его помощью выражается желание стать участником мероприятия или подтверждается согласие на продажу товара или оказание услуг. Не требует официального ответа, но нуждается в реакции получателя.
    • Заказ . Выдвигает определенное предложение покупателю в соответствии с четкими условиям. Чаще всего посылается в ответ на письмо-предложение.
    • Приглашение . Посылается, чтобы пригласить желаемых участников мероприятия. Часто составляется на определенном бланке.
    Читайте также:
    Регистрация документов в делопроизводстве, образец журнала

    Требование и претензия

    Такие письма направляются юрлицам или физлицам тогда, когда они не выполнили свои задачи или обязательства, или это было сделано не так, как было оговорено:

    • Письмо-требование — направляется для стимуляции получателя выполнить свои обязательства, если есть предположение, что в процессе будут нарушения или если они уже возникли.
    • Письмо-претензия — содержит заявку о том, что были не соблюдены основные положения договора, и отправитель требует компенсировать убытки.

    Гарантия, подтверждение, рекомендация

    Содержание этих писем понятно из их названий:

    • Гарантия — это послание, которое становится подтверждением, что обязанности организации будут исполнены согласно договоренности. Они могут быть отправлены и физлицам, и юрлицам.
    • Подтверждение — отправляется получателем с информацией о том, что важные бумаги или другие ценности были им получены. Такое же сообщение дается в ответ на приглашение на мероприятие.
    • Рекомендация — отправляется физлицу для того, чтобы оно могло пройти обучение или получить рабочее место.

    Этикетные письма

    К этой категории относятся послания, которые выражают поздравления, соболезнования и т.п.

    Рис. 4. Классификация официальной переписки

    Этикетными называют письма:

    • Поздравление — отправляют в связи с радостным значимым событием;
    • Благодарность — физлицу или юрлицу, чтобы сказать “спасибо” за услуги или действия;
    • Соболезнующее — отправляется адресату в случае бедствия, гибели, ЧП с выражением соболезнований;
    • Извинение — отправляется в случае неправильно выполненной услуги и т.п.

    Практически для каждого вида письма есть утвержденная форма, требования к составу, содержанию, использование шаблонных фраз, норм обращений. Каждая организация обязана придерживаться этих правил.

    Как может быть отправлено письмо?

    Почтовая служба дает возможность отправить послание разными способами. По этому фактору различают несколько разновидностей писем:

    • Простое — вкладывается в конверт с маркой и отправляется по почте. Это самый обычный тип отправления, при котором отправитель не получается данных о том, когда было отправлено его письмо. Также обычно они идут дольше.
    • Заказное — регистрируется в почтовом отделении. Отправитель получает квитанцию с указанием времени доставки.
    • Заказное с вручением . К нему дополнительно крепится талон, на котором указаны данные получателя и описание содержимого. После доставки этого талон отсылается отправителю, подтверждая, что письмо вручили адресату в руки.
    • Заказное с описью вложения — направляется как два предыдущие вида, но к нему добавляется бланк с описью вложения. Один — отдается сотруднику почту, второй — остается на руках у отправителя.

    Деловая переписка в наше время является отдельной наукой. Крайне важно правильно составить сообщение, так как это позволит добиться своей цели, придерживаясь норм деловой этики. Некорректно написанное послание может негативно повлиять на репутацию организации и сказаться на ее дальнейшей деятельности.

    Примеры и образцы написания разных видов писем смотрите в предложенном видео.

    Как писать деловые письма (с примерами и образцами)

    Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.

    Содержание статьи:

    • Что такое деловое письмо?
    • Виды корреспонденции
    • Как начать, закончить и оформить письмо?
    • Примеры и образцы деловых писем
    • Где учиться писать письма?
    • Общие правила переписки

    Что такое деловое письмо?

    Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).

    Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:

    Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.

    Электронная по форме бумажных

    Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений.

    Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.

    Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.

    Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:

      Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).

    Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.

    Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.

    Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.

    Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.

    Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).

    Виды деловых писем

    1. Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, HR-менеджер пересылает заказчику резюме кандидатов или специалист коммерческого отдела – образец договора).
    2. Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).
    3. Коммерческое предложение. Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
    4. Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
    5. Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий. Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
    6. Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).
    7. Рекламация (претензия). Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или оферту, конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
    8. Сопроводительное письмо. Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
    9. Подтверждение о получении документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
    10. Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
    11. Просьба. Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
    12. Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.
    13. Отзыв. Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.

    Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.

    Как правильно писать и оформлять деловые письма?

    Общие правила, которым нужно следовать:

    1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
    2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
    3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
    4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
    5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
    6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

    Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

    Особенности оформления официальных писем:

    • Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
    • Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
    • В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

    В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

    Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

    • В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
    • Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

    Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

    • готовы предоставить информацию;
    • до встречи/связи;

    оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

    При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

    Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

    В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

    Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

    Примеры деловых писем

    Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:

    Директору ООО «Снаб»

    В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:

      29 марта 2020 г. необходим доступ в офис 16 арендатора Левчук Анны Петровны.

    В остальные дни в офисе работа производиться не будет.

    При необходимости готовы предоставить пропуск.

    С уважением, Левчук А.П.

    Левчук Анна Петровна

    Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.

    Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2020 г. был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2020.
    Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек)

    на счет ООО «Рассвет».

    Филиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»

    При необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.

    Главный бухгалтер ООО «Рассвет»

    Где учиться писать письма?

    Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ.

    Онлайн-курс в университете Нетология. Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора. В том числе обучают навыкам деловой переписки. Курс можно пройти за счет работодателя.

    Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами. Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое. Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше.

    Правила деловой переписки

    С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний. Важен «статус» подписи: ИП, фрилансер, самозанятый, граждане действуют от собственного лица.

    • Письмо от имени организации, адресованное первому лицу, либо оферту подписывает руководитель компании.
    • Если составил документ и будет работать по нему другой человек, то ниже слева он указывается как исполнитель.

    Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.

    Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи. У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию.

    Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями. Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.

    Как писать электронные деловые письма?

    1. Электронная переписка между организациями ведется с корпоративного адреса фирмы или сотрудника. В ряде российских компаний действуют запреты на рассмотрение сообщений, поступающих с «неофициальных» адресов.
    2. Фрилансеру или самозанятому также стоит придать электронному адресу «деловой» вид.
    3. Отправлять письмо с незаполненным полем «Тема» – глубочайшее нарушение деловой этики.
    4. Если сообщение носит официальный характер, то важно настроить подтверждение получения его адресатом.

    Формируя ответ, полезно убедиться, что в нем сохранена история переписки. Рекомендуется избегать автоматического обозначения ответа в теме (Re:…). Лучше отобразить содержание (например, «Ответ по срокам выполнения проекта офиса»). У адресата могут быть сотни сообщений. Найти нужную информацию среди всех «Re:…» – затруднительно.

    Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.

    Виды писем: цель составления и направления

    Письмо с незапамятных времен было и остается одним из самых распространенных способов обмена информацией. Виды писем с годами существенно меняются. Если еще лет 30 назад люди нашей страны даже не могли точно представить себе электронную передачу информации, то сейчас практически все компании основывают свою работу на такой документации. Хотя процесс передачи существенно изменился, виды и суть писем остаются такими же.

    Виды писем делового назначения

    В процессе работы любого предприятия письма делового назначения используются для решения большого количества разнообразных вопросов. Поэтому и типов письменной документации существует достаточно много.

    Виды деловых писем по территориальному признаку:

    • переписка, осуществляемая внутри страны;
    • переписка международного значения.

    Исходя из способа доставки письма получателю, различают:

    • корреспонденцию, пересылаемую почтой;
    • письма, которые пересылаются по факсу;
    • сообщения, которые имеют вид электронного письма.

    Исходя из статуса участников переписки:

    • переписка юридических лиц (от имени фирмы, организации);
    • передача корреспонденции между физическими лицами.

    Деловые письма выделяют исходя из числа получателей:

    • письмо, адресуемое 1 получателю;
    • письма, которые адресуются сразу нескольким получателям.

    Виды деловых писем распределяются в зависимости от области их применения:

    • корреспонденция руководящего звена организации;
    • переписка коммерческого назначения;
    • письма, связанные с судебными делами;
    • переписка личного характера.

    По направленности выделяют виды английских писем:

    • инициативная корреспонденция.
    • ответная переписка.

    По типу составления письма:

    • регламентированные (письма, написанные на основании установленной формы);
    • нерегламентированные (письма, не обусловленные правилами).

    Виды писем по степени иерархии:

    • письма от организаций, которые занимают вышестоящее административное положение;
    • корреспонденция подчиненных организаций;
    • письма от третьих организаций, не указанных в договоре.

    Исходя из проблематики сообщения, можно выделить:

    • корреспонденцию финансовой направленности;
    • правовую корреспонденцию;
    • письма по вопросам материально-технической базы организации.

    Письма можно разделить в зависимости от цели, преследуемой отправителем:

    • корреспонденция, направленная адресату для решения рабочих вопросов;
    • письма этикетного характера, которые отправляются для влияния на эмоции получателя.

    Виды писем информационного характера

    По функциональному назначению выделяют следующие виды писем:

    1. Письма информационной направленности – это сообщения, основной целью которых является предоставление информации получателю. Данный вид корреспонденции может быть представлен следующими видами:

    • Информационное сообщение – это послание, которое носит, как правило, официальную информацию. Зачастую в нем объясняется суть нормативных и законодательных актов. Письма информационного характера могут быть разосланы большому кругу получателей.
    • Письмо-сообщение – это послание, с помощью которого отправитель сообщает об интересной и актуальной для обеих сторон информации. Данный вид письма может быть как инициативным, так и отвечать на ранее присланное сообщение с просьбой или запросом.
    • Сопроводительное письмо – сообщение, которое поясняет и дополняет отправляемый пакет документов. К примеру, в случае поступления на работу вместе с резюме, должностной инструкцией, биографией и другими необходимыми документами нужно отправить краткий их перечень и содержание.

    • Сообщение-напоминание – письмо, которое просит получателя выполнить обязанности или действия согласно договоренности.
    • Сообщение-извещение – это письмо, которое информирует о предстоящих в скором времени массовых совместных мероприятиях (семинары, конференции и др.). Обычно данное сообщение рассылается большому кругу получателей, представителям других организаций, чтобы пригласить и призвать их к участию.

    Извещение не только информирует о дате и времени предстоящего мероприятия, но и о теме, целях и условиях его проведения:

    • Сообщение-уведомление – это письмо, которое служит для передачи официальной информации о массовом мероприятии или собрании. Уведомление, как правило, оповещает широкий круг заинтересованных лиц, поэтому может быть опубликовано в печатных изданиях.
    • Письмо-реклама – сообщение, которое положительно влияет на потенциальных покупателей товаров и услуг, повышает желание приобрести ту или иную вещь или воспользоваться услугами.

    Письмо-просьба и письмо-предложение

    Письмо-прошение или письмо для внесения предложения – это такой вид оповещений, который стимулирует получателя к совершению определенных действий, интересующих отправителя письма.

    Выделяют основные виды писем-прошений и предложений:

    • Письмо-просьба – это сообщение, которое направлено на побуждение к действию или получение важной информации для автора письма. Такое сообщение с просьбой в любом случае требует ответа.
    • Письмо, содержащее запрос, – это сообщение, основной целью которого является получение официального подтверждения, важной информации или определенных документов. Как и письмо-просьба, запрос требует ответа.
    • Письмо-предложение – сообщение, которое направлено на внесение предложения потенциальному клиенту, партнерской организации либо будущему сотруднику. Такое сообщение с предложением может быть как инициативным, так и отвечать на ранее полученный запрос или просьбу.

    • Письмо-заявка – это такое сообщение, с помощью которого организация выражает свое желание участвовать в определенном мероприятии, конференции, на выставке или выражает свое согласие на оказание услуг или поставку товаров. Данный вид письма не требует обязательного ответа получателя. Главное, чтобы тот отреагировал на письмо-заявку и, например, включил организацию в план мероприятия или поставил необходимые товары, оказал услугу.
    • Письмо-заказ – это сообщение с внесением инициативного предложения покупателем по поводу подписания договора с конкретными условиями. Чаще всего заказ является ответом на деловое предложение.
    • Письмо-приглашение – это сообщение, которое содержит предложение об участии той или иной организации в определенных мероприятиях. Если в организациях есть специальные фирменные бланки, а мероприятие является торжественным и официальным, то такое письмо оформляется на них.

    Письмо-претензия и требование

    • Письмо, содержащее требование или претензию, – это сообщение, которое направляется организации или физическому лицу в том случае, если одна из сторон вовсе не выполнила поставленные задачи, взятые на себя обязательства или сделала это ненадлежащим образом.
    • Письмо, содержащее требование, – это такое сообщение, целью которого является стимулирование получателя к выполнению взятых на себя обязательств, возложенных функций в том случае, если могут возникнуть или уже возникли нарушения существующих договоренностей.
    • Письмо-претензия – это сообщение, которое включает в себя заявку о несоблюдении основных пунктов заключенного договора и претензию о компенсации убытков.

    Ответное письмо с отказом или согласием на предложение

    Письмо-ответ – это такое сообщение, которое направляется автору письма-просьбы, приглашения, запроса или предложения.

    Виды служебных писем-ответов выделяют следующие:

    • Письмо-согласие – это сообщение, которое включает положительный ответ на письмо с запросом, предложением или просьбой.
    • Письмо-отказ – сообщение, включающее негативный ответ на письмо с просьбой, запросом или предложением.

    Письма, которые содержат обязательство, гарантию или подтверждение

    Виды служебных писем, содержащие гарантию, обязательство или подтверждение – это:

    • Письмо-гарантия – послание, которое включает обязательство или подтверждает качество выполненных в срок работ, поставку товаров, выплату кредитных средств. Письма-гарантии могут быть адресованы как юридическим, так и физическим лицам.

    • Письмо-подтверждение – это сообщение, в котором получатель информирует отправителя инициативного письма о том, что он получил высланные ранее документы или материальные ценности. Данный вид письма также служит для сообщения о согласии на участие в мероприятии или реализации ранее подписанных определенных пунктов договора.
    • Письмо-рекомендация – послание, в котором, как правило, организация представляет характеристику физическому лицу, чтобы он мог устроиться на работу или пройти обучение и прочее.

    Письма этикетного характера

    Письма этикетного характера – это сообщения, которые направлены на выражение соболезнования, внимания, поздравления или участия.

    Различают следующие виды писем этикетного характера:

    • Письмо-поздравление – это служебное сообщение, которое отправляется с целью поздравления того или иного лица с торжественным событием.
    • Письмо-благодарность – это такое послание, которое направляется физическому или юридическому лицу с целью выражения благодарности за оказанные услуги, предпринятые меры или совершенные действия.
    • Соболезнующее письмо – вид текста, который составляется в случае необходимости участия и выражения соболезнований. Такое письмо отправляется в случае смерти, стихийного бедствия или несчастного случая.
    • Письмо-извинение – послание, в котором отправитель приносит свои извинения за некорректное выполнение услуг или совершение действий.

    Какие есть виды почтовых отправлений?

    Существуют разнообразные виды писем. Почта выделяет следующие типы отправлений:

    • Простое письмо – послание, процесс отправки которого является самым легким. Нужно взять документ или написанное на листе сообщение, вложить в конверт, написать адрес получателя и отправителя с индексом, приклеить марку и опустить конверт в почтовый ящик. Одним из недостатков данного вида письма является то, что отправитель не может проследить за тем, когда отправлено его послание. Хотя статистика показывает, что большая часть писем успешно доходит до получателя. Однако важные документы лучше не отправлять простым письмом. Минусом данного вида отправления является то, что после вашей отправки письмо будут взвешивать. Если оно окажется больше нормы (приблизительный размер равен 2 бумажным листам) с обычной маркой, то вернется в одно из отделений почты. Чтобы отправить его повторно, нужно будет постоять в очереди и доплатить несколько денежных купюр за перевес.

    • Заказное письмо. Такое послание нужно будет зарегистрировать в одном из почтовых отделений. Когда письмо попадет к получателю, вы сможете узнать по квитанции.
    • Заказное письмо с вручением. Отличительной особенностью от обычного заказного письма является то, что к нему крепится специальный отрывной талон, на котором указывается: адрес отправителя, фамилия и адрес получателя, краткое описание того, что находится в конверте. Через несколько дней данный купон должен быть доставлен отправителю с подписью получателя как гарантия того, что письмо было передано лично в руки.
    • Заказное письмо с описью вложения. Такое сообщение можно отправить и как заказное, и с уведомлением. Главное – заполнить почтовый бланк с описью вложения, который есть в любом почтовом отделении. Его заполняют в двух экземплярах, один из которых с незапечатанным письмом нужно отдать работнику почты, а второй остается у вас.

    Письма как вид речевой деятельности

    Существует всего 4 вида речевой деятельности: слушание, говорение, чтение и письмо. Нужно отметить также, что говорение и слушание появилось, безусловно, раньше, чем письмо и чтение. До последнего времени оставались основными первые виды речевой деятельности. Письмо, чтение не только уравнялись, но и стали более популярными и преобладающими. Все это происходит из-за стремительного введения IT-технологий, популяризации Интернета на всей планете, а также из-за развития зависимости от технических средств передачи информации.

    Письмо как вид речевой деятельности занимает лидирующие позиции, так как современные люди проводят все больше времени на работе, а общение в социальных сетях с передачей сообщений все больше вытесняет общение вживую. В современных условиях сложно представить организацию, работа которой не была бы зависима от электронной почты.

    Письмо как вид деятельности – весьма эффективный способ коммуникации, но, несмотря на все преимущества, есть и множество его недостатков:

    • Получатель отсутствует в момент написания письма, поэтому нет промежуточной обратной связи.
    • У автора нет возможности сделать письмо интонированным, поэтому восприниматься получателем оно может неоднозначно. Отправителю приходится дольше и тщательнее подбирать фразы для правильного трактования мыслей.
    • Нет возможности у отправителя использовать язык жестов и мимики.

    Письма Деду Морозу

    Существуют разнообразные виды писем Деду Морозу. Такое послание является очень важным в жизни каждого ребенка, поэтому к его написанию дети относятся очень ответственно. Родителям нужно продумать все мелочи его написания, чтобы помочь своим чадам все красиво оформить.

    Значение такого вида письма нельзя недооценивать, ведь родители из его содержания могут узнать, чего на самом деле хочет их малыш. А дети проявляют свою фантазию и приобретают первые навыки написания посланий в игровой форме. А главное – они делают это с большим удовольствием.

    Можно выделить 5 видов писем и примеров их оформления для Деда Мороза:

    • Шаблон для послания Деду Морозу. Такой тип является самым простым из всех видов. Вам нужно просто найти понравившийся вам вариант оформления письма с открыткой и распечатать его, добавив свои реквизиты и пожелания.
    • Открытка, сделанная своими руками для Деда Мороза. Такую открытку сможет приготовить ребенок с помощью взрослого или самостоятельно. Для этого нужно только взять лист разноцветного картона и сделать на нем украшения (елки, снежинки, снеговики, белочки, символ предстоящего года, Дед Мороз, Снегурочка и т.д.) из дождика или ваты. Для красивой декорации можно использовать также разноцветную ткань, бусинки, цветную или белую бумагу, серпантин, бисер, песок, скорлупу ореха.
    • Фамильное письмо. Можно написать оригинальное письмо с символами вашей семьи. Для этого нужно придумать псевдонимы для членов семьи или попросту назвать всех сказочными или мультяшными героями. Для такого письма лучше взять пергамент и красивым почерком написать послание, в конце добавив символы вашей семьи: флаг, герб и печать.
    • Коллаж в новогоднем стиле. Можно взять белый картон или лист бумаги и наклеить на него вырезанные заранее фигурки деток, зверей, Деда Мороза, Снегурочки и прочих любимых героев.
    • Марки и конверты. Конверт для такого дела лучше выбрать яркий и праздничный. Можно купить его в магазине или сделать своими руками, наклеив марку. Конверт можно также необычно украсить в новогоднем стиле и создать собственную марку.

    Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

    Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

    Разновидности деловых писем

    Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

    • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
    • при ведении бизнеса;
    • при направлении претензий потребителей.

    Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

    • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
    • запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
    • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
    • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
    • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
    • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Структура и содержание документа

    Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

    • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
    • вежливое обращение;
    • грамотность, краткость и лаконичность информации;
    • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

    Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

    Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

    Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

    Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

    Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

    Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

    Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

    Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

    Как нельзя писать

    При официально-деловой переписке не допускаются:

    • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
    • невежливое обращение;
    • искажение или пространное изложение информации.

    Правила оформления

    Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

    • используется как продольный, так и угловой бланк;
    • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
    • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
    • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
    • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

    В общем виде угловой бланк выглядит так:

    Образец с продольным бланком

    Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

    ИНН 1234567890/КПП 121001001
    ОГРН 2323454567001
    АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

    Исх. № 987 от 12.12.2020

    Директору ООО «Общество»

    123456, Россия, Субъект РФ,

    ул. Булочная, д. 5

    Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

    Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

    Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

    Как отправить письмо

    Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

    • для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
    • если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.
  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: